scan.ir

تجربه . اعتبار . امنیت . دقت

 

سوالات متداول

1مزایای آرشیو الکترونیک چیست؟
  • صرفه جویی در هزینه و فضای ذخیره سازی نقشه ها، پرونده ها، مدارک و اسناد در مقابل نگهداری چند عدد DVD
  • افزایش سرعت وسهولت در دستیابی به اسناد و نقشه ها
  • افزایش امنیت در استفاده و تبادل مدارک با ایجاد سطوح مختلف دسترسی به مدارک
  • امکان انتقال سریع با حداقل هزینه و حذف هزینه تکثیر مدارک
  • افزایش ماندگاری مدارک در مقابل حوادث وجلوگیری از افت کیفیت آنها در اثر مرور زمان
  • حفظ محیط زیست و همخوانی با اصول و قوانین ایزو
2مراحل اجرای آرشیو الکترونیک چیست؟
هر سازمانی متناسب با نوع فعالیت و قدمت آن دارای مدارک و اسنادی میباشد ،که نیاز به اسکن و ورود اطلاعات آنها در زمانی مناسب می باشد. با توجه به حجم و نوع مدارک و همچنین تعداد فیلهایی که میبایست ورود اطلاعات شوند، کامپیوتر، اسکنر و تجهیزات لازم به بایگانی و مرکز اسناد کافرما منتقل شده و اجرای پروژه در اکثر موارد در محل می باشد زیرا جابجایی مدارک ممکن است موجب صدمه دیدن مدارک شود. در اجرای اینگونه پروژه ها تامین کلیه تجهیزات و پرسنل مورد نیاز از طرف پیمانکار بوده و کارفرما صرفا" مکان مناسب جهت اجرای پروژه را در اختیار پیمانکار قرارا می دهد. مراحل اجرا به ترتیب زیر است:
  1. جمع آوری کلیه مدارک در یک بایگانی واحد و همچنین برآورد تقریبی کل پروژه.
  2. تعیین ساختار با مشاوره کارشناسان مربوطه برای کلیه مدارک و سپس تفکیک براساس ساختار تعیین شده
  3. حذف اسناد تکراری ، اضافی و غیرقابل استفاده.
  4. لیست گیری از کلیه مدارک و تعریف کد برای محل استقرار اسناد(کد مکانی) و ثبت آن بر روی هر سند و لیست مربوطه، کد مذکور موجت دسترسی آسان تر ودقیق تر به اصل سند میشود.
  5. کنترل فایل های کامپیوتری موجود جهت مشخص نمودن مدارکی که نسخه الکترونیکی  آنها موجود می باشد.
  6. تعیین فیلد های مورد نیاز جهت جستجوی مدارک هر واحد، در نرم افزار
  7. بررسی مدارک ازجهت مشخص نمودن نوع مدارک ( از نظر ضخامت ،ابعاد، یک یا دو رویه بودن ،کیفیت رنگ و سلامت ظاهری ) بمنظور تعیین نوع اسکنر و نرم افزارهای مورد نیاز و همچنین برآورد اولیه زمان ،امکانات ،فضا و نیروی انسانی مورد نیاز
  8. تعیین فیلد های مورد نیاز جهت جستجوی مدارک هر واحد، در نرم افزار
  9. ترمیم و آماده سازی مدارک ( رفع پارگی ، زدودن غبار ، برداشتن سوزن و منگنه و … )
  10. اسکن مدارک، نقشه ها، کتب و …
  11. بررسی کیفیت مدارک اسکن شده و مطابقت تعداد مدارک اسکن شده با تعداد فایل ها
  12. ویرایش فایل ها ( Crop , Deskew  )
  13. ورود داده ها در فرم های آرشیو متناظر با هر مدرک
  14. تهیه نسخ پشتیبان
3پس از پایان پروژه اسکن، مدارک جاری چگونه آرشیو میشوند؟
پس از خاتمه قرارداد جهت به روز رسانی اطلاعات نرم افزار آرشیو، متناسب با حجم مدارک ورودی( و یا ایجاد شده) اسکنر مناسب تهیه شده و فرد و یا واحدی مسئول اسکن و ورودا اطلاعات مدارک بصورت روزانه می شود. در هر شرکت و یا سازمانی، در هر واحد با توجه به اطلاعات ذیل اسکنر مناسب تهیه می شود:
  • تعداد مدارکی که می بایست روزانه اسکن شوند
  • سایز و ابعاد مدارک
  • رنگی و یا سیاه سفید بودن مدارک
  • یک رو و یا دو رو بودن مدارک
  • مشخص نمودن مدارک از نظر مجلد بودن (گاه مدارک دارای لاک و مهر می باشند)
4چرا پروژه های آرشیو برون سپاری میشوند؟
با توجه به اینکه در زمان کوتاهی حجم بسیاری از مدارک می بایست اسکن و ورود اطلاعات شود، سرعت، کیفیت ( شامل کیفیت تصویری و حجمی فایل های ایجاد شده) و دقت اجرا بسیار حائز اهمیت میباشد،که در سایه تجربه مناسب دست یافتنی خواهد بود.
5چه پارامترهایی در ارایه قیمت از جانب شرکت های ارایه دهنده خدمات مورد توجه می باشد؟
حجم مدارک و کیفیت مدارک، البته هر شرکتی با توجه به کیفیت خدماتی که ارایه میدهد که وابسته به تجهیزات، پرسنل و مدیریت شرکت می باشد اقدام به ارایه قیمت میکند. سپس با تهیه و تکمیل جدول ذیل، هزینه، زمان و همچنین فضا و تجهیزات مورد نیاز جهت انجام پروژه بدست می آید. خدمات اسکن بصورت هر برگ( و یا شیت) و تعداد فیلد محاسبه می گردد. فرم برآورد هزینه و زمان
6تعداد برگ های قابل اسکن در هر شیفت کاری چه تعداد می باشد؟
در خصوص نقشه ها با توجه به کیفیت مدارک و جنس آنها بین 100 تا 800 شیت نقشه قابل اسکن میباشد. در خصوص مدارک و اسناد علاوه بر کیفیت، میانگین تعداد برگ ها در هر پرونده، سرعت اسکن را تغییر خواهد داد.بطور مثال جهت اسکن نامه ها که بطور میانگین هر نامه شامل سه برگ می باشد،امکان اسکن بیش از 2000 برگ ممکن نبوده در صورتیکه در خصوص مدارکی که میانگین تعداد برگهای آنها بیش از 50 برگ باشد(مانند پرونده های پرسنلی، فنی و ...) بطور معمول حدود 10000 برگ اسکن می شود.
7مناسبترین دقت و فرمت تصویر برداری چند DPI می باشد و حجم فایل ها چه مقدار میباشد؟
اسناد و نقشه ها با توجه به كيفيت شان معمولا" با دقت dpi 400 تا 200 و فرمت Tiff G4 در حالت سیاه سفید، و فرمت jpg در حالت رنگی اسكن می شوند . حجم فایل های اسکن شده بسیار متفاوت و بستگی به کیفیت، فرمت و ... دارد. ولی معمولا" اسکن یک برگ سایز A4 با دقت 200 dpi و فرمت tiff g4، حجمی در حدود 20کیلوبایت فضا اشغال میکندکه در صورت اسکن در حالت grayscale و color با دقت تصویربرداری مشابه حجم فایل به 200 کیلوبایت افزایش خواهد یافت.
8مفهوم فرم و فیلد (کلید واژه) در نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد چیست؟
پس از تهیه نرم افزار آرشیو با توجه به تعداد بایگانی ها و یا هر گروه مدارک، یک فرم در نرم افزار تهیه می شود. هر فرم شامل فیلد هایی می باشد که بر اساس آن در آینده مدارک آن گروه از اسناد(آن بایگانی) توسط آن ها جستجو خواهند شد و یا در تهیه گزارش به آنها نیاز خواهد شد. هر فیلد شامل مجموعه اطلاعات مشترک در یک گروه از مدارک می باشد.
9بخشهای اصلی یک نرم افزار کتابخانه ای چیست؟
  1. بخش ورود اطلاعات مدارک:
    • کتاب (فارسی-لاتین)
    • مدارک فنی (فارسی-لاتین)
    • نشریه (فارسی-لاتین)
    • مقاله (فارسی-لاتین)
    • تک نگاست (فارسی-لاتین)
    • کاتالوگ (فارسی-لاتین)
    • استاندارد
    • فیلم و دیسکت
  2. بخش امانت
  3. تعریف مشخصات اعضاء:
    • نام و نام خانوادگی
    • شماره پرسنلی
    • مدرک تحصیلی
    • واحد سازمانی
    • سمت
    • شماره تماس
  4. نمایش فهرست مدارک در امانت عضو
  5. رزرو مدارک
  6. جستجو
  7. گزارشات
پیش بینی قابلیتها و امکانات برنامه:
  • برنامه بصورت یکپارچه طراحی و پیاده سازی میشود.بدین ترتیب که در هر پنجره امکان دسترسی به سایر قسمتها نظیر ورود اطلاعات ،امانت ،جستجو و...... فراهم باشد.
  • پس از نمایش نتایج جستجو امکان انتخاب رکوردهای بازیابی شده جهت امانت دهی فراهم باشد.
  • امکان رزرو مدارک هم در بخش امانت و هم در قسمت جستجو برای یک عضو دیگر موجود باشد.
  • هر کاربر وضعیت خود را از نظر مدارک در امانت بر روی اینترانت مشاهده نماید.
10اسکنر های چه شرکت های مناسب خدمات و به روز رسانی آرشیو الکترونیکی می باشند؟
جهت اسکن مدارک تا سایز A3 اسکنر های شرکتKodak و بزرگتر از آن اسکنر های شرکت Contex ، پیشنهاد می شوند.