اسکن اسناد و مدارک

  • اسکن از اسناد و مدارک سایز A3- A5
  • اسکن از كتاب ها و مجلات و تحویل بصورت e-Book
  • مرمت اسناد و ویرایش فایل های الکترونیکی
  • ارايه روشهای اصولی جهت مدیریت اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک

هر سازمان و یا شرکت خصوصی با توجه به نوع فعالیت خود دارای بایگانی های مختلفی می باشد. البته بایگانی مکاتبات، واحد مالی و پرسنلی در تمامی سازمان ها و شرکت ها مشترک است. اسکن اسناد، مدارک و پرونده های واحدهای مختلف هر شرکت و سازمانی در هر ابعاد فعالیتی, علاوه بر حفظ اطلاعات از هر گونه تهدیدی ، امکان دسترسی سریع در هر زمان و مکان را با تعریف سطوح دسترسی ممکن می سازد.

خدمات اسکن مورد نیاز در هر شرکت و سازمانی معمولا” شامل اسکن اسناد و پرونده پرسنلی ، اسکن اسناد مالی ، اسکن اسناد و مدارک فنی ، اسکن اسناد و پرونده مشترکین و مشتریان، اسکن اسناد و پرونده دانشجویان ، اسکن اسناد و مدارک پزشکی ، اسکن اسناد حقوقی و … می باشد.

این شرکت با بهره گيری از جدیدترین و پیشرفته اسکنر های مدارک (Document Scanner) آماده ارايه خدمات اسکن از کليه مدارک کاغذی با بالاترين کيفيت ممکن تصويری و حداقل حجم فايل های الکترونيکی می باشد. انجام خدمات انجام خدمات ورود اطاعات که در حداقل زمان ممکن صورت می پذيرد، دسترسی به اطلاعات را آسان میسازد.

جهت مباحث امنیتی و جلوگیری از صدمه دیدن مدارک خدمات فوق پس از استقرار تجهیزات لازم در محل بایگانی کارفرما صورت می پذیرد. با توجه به کیفیت و نوع مدارک تعداد 2،000 الی 40،000 صفحه توسط یک تیم قابل اسکن می باشد.

اسکن اسناد و مدارک
مکاتبات ، صورت جلسه ها و مصوبات هیئت مدیره
در گذشته تمام مکاتبات و نامه ها صرف نظر از اینکه به چه زبانی نگارش شده اند بر روی کاغذ نوشته و یا چاپ می شدند. در حال حاضر و ایمیل ها روش ارتباطی و مکالمه بین افراد، شرکت ها و سازمان ها شده است. عمده مشکل شرکت ها و سازمان ها دسترسی به مکاتبات فیزیکی گذشته است .اسکن مکاتبات،بخشنامه ها، مصوبات و صورت جلسه های گذشته کمک شایانی به دسترسی اطلاعات ارتباطی سازمان ها می نماید.از آنجایی که هر نامه با پیوست ها معمولا" در حدود 3-4 برگ می باشند و اکثر نامه های دریافتی فاقد موضوع می باشند و با توجه به مهم بودن عنوان و یا موضوع نامه، که نیاز به بازخوانی متن نامه را دارد، خدمات اسکن مکاتبات به کندی صورت می پذیرد. این کندی خود موجب افزایش هزینه در خصوص مکانیزه نمودن این بایگانی می شود.
پرونده پرسنلی و مدارک منابع انسانی
بایگانی دیگری که به طور حتم در تمام شرکت ها و سازمان ها وجود دارد، بایگانی پرونده پرسنلی می باشد. پرونده پرسنلی را می توان پس از اسکن به گروه های مختلف تقسیم بندی و سپس در نرم افزار آرشیو، ورود اطلاعات نمود. این کار بدون تغییر ترتیب تاریخی فیزیکی مدارک موجب می شود که دسترسی موضوعی به قسمت های مختلف پرونده سریع تر باشد. همچنین با تعریف سطوح دسترسی میتوان مراجعه افراد به پرونده پرسنلی را مدیریت نمود. به طور مثال مدیریت بسیاری از سازمان ها تمایل دارند فقط افراد محدودی از واحد HR به احکام پرسنلی کل شرکت دسترسی داشته باشند.
اسناد مالی و حسابداری

میتوان گفت تنها بایگانی که در هر شرکت خصوصی کوچک تا بزرگترین سازمانها وجود دارد، بایگانی اسناد مالی می باشد.بایگانی مالی شامل فاکتور های خرید، فاکتورهای فروش، اسناد مالی و حسابداری، اسناد کار پردازی و... می باشند. در صورت اسکن اسناد و مدارک بایگانی مالی جستجوی هر مدرک در کثری از ثانیه ممکن می شود و مراجعه مکرر به مدارک موجب صدمه اسناد نمی شود. بر اساس قانون شماره: .... کلیه شرکت های خصوصی موظف به نگهداری مدارک مالی تا 10 سال می باشند، هر چند پس از آن در بسیاری موارد مدیریت شرکت نیاز به رجوع و بررسی مدارک مالی ماقبل زمان مذکور می باشد که فایل های الکترونیکی مدارک می تواند گره گشای مشکل باشد.

سازمان های دولتی می توانند پس از تهیه فایل الکترونیکی و میکروفیلم و دریافت تاییدیه از دیوان محاسبات نسبت به امحاء مدارک اقدام نمایند البته در خصوص بانک ها این موضوع شامل نبوده و تا کنون دستوالعملی در این خصوص تنظیم نشده است. عمده مزیت تبدیل بایگانی مالی به الکترونیکی دسترسی سریع به مدارک و عدم صدمه به مدارک به علت مراجعات مکرر می باشد. البته میتوان مدارک را پس از اسکن به بایگانی خارج از دفتر مرکزی و بایگانی راکد منتقل نمود که موجب آزاد سازی فضای ارزشمند آن شرکت و یا سازمان شده و صرفا" در صورت نیاز به ارایه به مراجع قانونی به اصل مدرک مراجعه نمود.

در زمان بسته بندی مدارک جهت ارسال به بایگانی راکد می بایست بر روی هر بسته (کارتن) شماره و یا تاریخ مدارک قید شود و همچنین به هر بسته (کارتن) می بایست کدی درج شود، و این کد که به کد مکانی میتوان از آن نام برد در زمان ورود اطلاعات آن مدرک می بایست در نرم افزار آرشیو قید گردد که در صورت نیاز موجب دسترسی سریع به اصل سند می شود.

قرارداد ها
در اکثر شرکتهای دولتی و شرکت های مهندسین مشاور و پیمانکاران واحدی تحت عنوان قرارداد ها و پیمان وجود دارد. مدارک واحد فوق شامل مدارک برگزاری مناقصه، صورت جلسات باز گشایی پاکات و قرارداد منعقده با شرکت برنده، مکاتبات، صورت وضعیت ها و سایر مدارک مرتبط با آن قرارداد می باشد. در نرم افزار آرشیو یک شاخه اصلی به نام پیمان ساخته شده و کلیه مدارک در زیر شاخه مربوط به آن قرارداد اسکن و با کلید واژه های مختص آن زیر شاخه ورود اطلاعات می شوند.
اسناد و پرونده های حقوقی
دفاتر حقوقی و وکلا، خصوصا" با قدمت بالا دارای پرونده های بسیاری می باشند که تبدیل پرونده های فیزیکی به الکترونیکی، دسترسی به اطلاعات را در هر زمان و مکان میسر می نماید. از طرفی تمام سازمان های دولتی و وزارت خانه ها دارای واحد حقوقی می باشند که با مشکل حجم بالایی از مدارک و پرونده ها مواجه هستند.
پرونده مشترکین و مشتریان
شرکت های ساختمانی و کارخانجات خودرو سازی و همچنین شرکت های آب و فاضلاب،مخابرات، توانیر و گاز دارای حجم بالایی از پرونده های مشترکین و مشتریان خود می باشند. تبدیل پرونده مشتریان موجب تسهیل در استفاده در نقاط مختلف توسط شرکت ها می شود. همچنین پرونده الکترونیکی مشترکین از اطلاعات فردی تا فرم های مختص آن ساز مان تا نقشه های مربوط به پرونده ها، امکان دسترسی به مدارک را بدون نیاز به مراجعه به بایگانی فیزیکی و در هر زمان و مکان محیا می سازد. در زمان بروز حادثه در سیستم آب،برق و گاز در هر طول زمانی از روز، دسترسی سریع به اطلاعات در محل، می تواند موجب صرفه جویی در هزینه ها و چه بسا نجات جان افراد بسیاری می باشد.
پرونده های دانشجویان و دانش آموزان
ا توجه به جذب محصلین در مراکز آموزشی در هر سال، و محدودیت فضا و امکان هر گونه حادثه ای، ایجاد آرشیو الکترونیکی علاوه بر دسترسی مسئولین واحدهای مختلف آن مر کز آموزشی به پرونده دانشجویان در کسری از ثانیه، در صورت مفقودی اسناد و بروز حادثه امکان مشاهده و بررسی پرونده ها را ممکن می سازد.همچنین پس از ورود اطلاعات کامل این گونه پرونده ها امکان تهیه انواع گزارشات بر اساس جنسیت، رشته، دوره تحصیلی و... ممکن میشود.
کتاب و مجله

اسکن مجلات و کتب و بطور کلی مدارکی که دارای شیرازه هستند به دو روش صورت می گیرد. در روش اول انتهای مدرک برش خورده و سپس مجدد با توجه به نوع آن به صورت اول برگردانده می شود. به طور مثال شیرازه کتاب ها و پایان نامه ها توسط صحاف باز شده و پس از اسکن، مجددا" صحافی می گردند ولی در خصوص مجلات و کاتالوگ ها پس از اسکن توسط طلق و شیرازه و یا سیم پلاستیکی و یا فلزی این امر صورت می پذیرد.

در روش دوم که اکثرا در خصوص کتب نسخ دستی و ارزشمد صورت می گیرد، کتاب ها بدون باز شدن شیرازه و توسط اسکنر کتاب (Book Scanner) اسکن می شوند. در این روش به علت قیمت بالاتر اسکنر و زمان بر تر شدن این خدمات مبلغ اسکن هر صفحه افزایش می یابد.لازم به ذکر است کیفیت اسکن این نوع اسکنر ها با توجه به تنوع تکنولوژی ساخت آنها بسیار متفاوت می باشد. یکی از درخواست ها و نیاز های کارفرمایان OCR مدارک می باشد. با توجه به یک نواختی فونت در یک کتاب و کیفیت ثابت در کلیه صفحات، صرفا" OCR در خصوص کتاب را قابل استفاده و با خطای کمتر می توان به دست آورد.

کتاب ها و مجلات پس از اسکن و صرف نظر از اینکه در نرم افزار آرشیو و یا نرم افزار کتابخانه ورود اطلاعات می شوند، قابل ضمیمه نمودن و بازیابی می باشند.
عکس و پوستر
اسکنر های مدارک (Document Scanner) گزینه مناسبی جهت اسکن عکس و پوستر نمی باشند و ماهیتا" جهت مدارک نوشتاری ساخته شده اند. اسکن عکس و پوستر بوسیله اسکنر های مخصوص این موارد و سایز بزرگتر از A3 بوسیله اسکنر های عریض (Wide Format Scanner) که معمولا به اسکنر نقشه معروف می باشند به فایل دیجیتال تبدیل می شوند. سازمان ها و شرکت هایی که دارای آلبوم های عکس و پوستر می باشند فایل های الکترونیکی خود را با کلید واژه های: تاریخ، محل تصویر و تهیه کننده در نرم افزار آرشیو خود ورود اطلاعات می نمایند.
مدارک پزشکی و درمانی

در بیمارستانها، درمانگاه ها ، کلیه مراکز پزشکی و مطب پزشکان، فضای بسیاری به بایگانی نمودن بیماران و مراجعه کنندگان اختصاص داده شده است. از طرفی جواب آزمایشگاه تا عکس های رادیولوژی که به خود بیمار تحویل می شوند در زمان درمان و مراجعات بعدی بسیار مهم و مورد نیاز پزشک معالج می باشد. با اسکن اسناد پزشکی می توان به سرعت و اشراف کامل به وضعیت گذشته بیمار، اقدام به معالجه بیماران نمود. انجام این کار در کل کشور، امکان بررسی محیطی وضعیت سلامتی افراد بر اساس سن و جنسیت و سایر موارد ممکن می گردد.

در خصوص اسکن پرونده پزشکی، صرف نظر از اوراق معمولی نحوه اسکن فیلم های MRI و رادیولوژی بسیار مهم می باشند. این مدارک به علت ماهیت و نوع آنها می بایست توسط اسکنر های مخصوص این مدارک که با قابلیت پشتیبانی از فرمت Dicom و اتصال به PACS و همچنین دارای تاییدیه FDA می باشند به اطلاعات الکترونیکی تبدیل شوند.