ساماندهی مرکز اسناد

ساماندهی مرکز اسناد

در بسیاری از شرکتها و سازمانها به دلیل عدم رعایت نظم و ترتیب و پراکندگی اطلاعات در طبقه بندی و نگهداری اسناد و مدارک، امکان دسترسی به یک مدرک گاه بسیار زمان بر و شاید غیر ممکن باشد. نگهداری مدارک توسط پرسنل در اتاق کار و حتی منزل، بهم ریختگی اسناد در زمان جابجایی ها، و روش غیر اصولی و آرشیو نامنظم به علت کم کاری فرد مسئول و یا کمبود فضا، موجب عدم امکان دسترسی به اطلاعات در زمان را ممکن می نماید.

قبل از ایجاد آرشیو الکترونیکی از مدارک، ابتدا باید مدارک ساماندهی شده، اسناد تکراری و بدون استقاده حذف شده و سپس ازمدارک و پرونده ها که با نظم خاص در قفسه ها چیده شده لیست برداری شود. پس از مرحله فوق امکان دسته بندی گروه های اطلاعاتی مورد نیاز در نرم افزار آرشیو ممکن و می توان با اسکن و ورود اطلاعات دقیق به آرشیو الکترونیکی مناسب دست یافت. ساماندهی بایگانی فنی نیروگاه ایرانشهر و پرونده های مشترکین گاز استان تهران از پروژه های اين واحد می باشد.

واحد خدماتی ساماندهی مرکز اسناد و کتابخانه یکی از واحدی خدماتی اين شرکت می باشد. با توجه به ضرورت شرکت ها و سازمان ها جهت ایجاد نظم و دسترسی سریع کارشناسان به منابع کتابخانه، نیاز به دانشی فنی می باشد تا کارشناسان در اسرع وقت بتوانند نیازهای خود را با مراجعه به کتاب استانداد و یا نشریات برطرف نمایند ازاین رو سازمان و ساماندهی کتابخانه دارای اهمیت فراوان است.

خدمات فنی کتابخانه شامل فهرست نويسی و رده بندی معرفی نرم افزار مخصوص کتابخانه، ورود اطلاعات و انجام کليه امور مورد نياز جهت ايجاد کتابخانه استاندارد شکل گرفته است. اين واحد آماده ارائه خدمات فهرست نویسی و رده بندی کلیه مواد کتابخانه می باشد. کتابخانه شرکت نفت فلات قاره ايران يکی از دریافت کنندگان این خدمات است.