اسکن اسناد و مدارک
- اسکن از اسناد و مدارک سایز A3- A5
- اسکن از كتاب ها و مجلات و تحویل بصورت e-Book
- مرمت اسناد و ویرایش فایل های الکترونیکی
- ارايه روشهای اصولی جهت مدیریت اسناد و مدارک
اسکن اسناد و مدارک
هر سازمان و یا شرکت خصوصی با توجه به نوع فعالیت خود دارای بایگانی های مختلفی می باشد. البته بایگانی مکاتبات، واحد مالی و پرسنلی در تمامی سازمان ها و شرکت ها مشترک است. اسکن اسناد، مدارک و پرونده های واحدهای مختلف هر شرکت و سازمانی در هر ابعاد فعالیتی, علاوه بر حفظ اطلاعات از هر گونه تهدیدی ، امکان دسترسی سریع در هر زمان و مکان را با تعریف سطوح دسترسی ممکن می سازد.
خدمات اسکن مورد نیاز در هر شرکت و سازمانی معمولا” شامل اسکن اسناد و پرونده پرسنلی ، اسکن اسناد مالی ، اسکن اسناد و مدارک فنی ، اسکن اسناد و پرونده مشترکین و مشتریان، اسکن اسناد و پرونده دانشجویان ، اسکن اسناد و مدارک پزشکی ، اسکن اسناد حقوقی و … می باشد.
این شرکت با بهره گيری از جدیدترین و پیشرفته اسکنر های مدارک (Document Scanner) آماده ارايه خدمات اسکن از کليه مدارک کاغذی با بالاترين کيفيت ممکن تصويری و حداقل حجم فايل های الکترونيکی می باشد. انجام خدمات انجام خدمات ورود اطاعات که در حداقل زمان ممکن صورت می پذيرد، دسترسی به اطلاعات را آسان میسازد.
جهت مباحث امنیتی و جلوگیری از صدمه دیدن مدارک خدمات فوق پس از استقرار تجهیزات لازم در محل بایگانی کارفرما صورت می پذیرد. با توجه به کیفیت و نوع مدارک تعداد 2،000 الی 40،000 صفحه توسط یک تیم قابل اسکن می باشد.
میتوان گفت تنها بایگانی که در هر شرکت خصوصی کوچک تا بزرگترین سازمانها وجود دارد، بایگانی اسناد مالی می باشد.بایگانی مالی شامل فاکتور های خرید، فاکتورهای فروش، اسناد مالی و حسابداری، اسناد کار پردازی و... می باشند. در صورت اسکن اسناد و مدارک بایگانی مالی جستجوی هر مدرک در کثری از ثانیه ممکن می شود و مراجعه مکرر به مدارک موجب صدمه اسناد نمی شود. بر اساس قانون شماره: .... کلیه شرکت های خصوصی موظف به نگهداری مدارک مالی تا 10 سال می باشند، هر چند پس از آن در بسیاری موارد مدیریت شرکت نیاز به رجوع و بررسی مدارک مالی ماقبل زمان مذکور می باشد که فایل های الکترونیکی مدارک می تواند گره گشای مشکل باشد.
سازمان های دولتی می توانند پس از تهیه فایل الکترونیکی و میکروفیلم و دریافت تاییدیه از دیوان محاسبات نسبت به امحاء مدارک اقدام نمایند البته در خصوص بانک ها این موضوع شامل نبوده و تا کنون دستوالعملی در این خصوص تنظیم نشده است. عمده مزیت تبدیل بایگانی مالی به الکترونیکی دسترسی سریع به مدارک و عدم صدمه به مدارک به علت مراجعات مکرر می باشد. البته میتوان مدارک را پس از اسکن به بایگانی خارج از دفتر مرکزی و بایگانی راکد منتقل نمود که موجب آزاد سازی فضای ارزشمند آن شرکت و یا سازمان شده و صرفا" در صورت نیاز به ارایه به مراجع قانونی به اصل مدرک مراجعه نمود.
در زمان بسته بندی مدارک جهت ارسال به بایگانی راکد می بایست بر روی هر بسته (کارتن) شماره و یا تاریخ مدارک قید شود و همچنین به هر بسته (کارتن) می بایست کدی درج شود، و این کد که به کد مکانی میتوان از آن نام برد در زمان ورود اطلاعات آن مدرک می بایست در نرم افزار آرشیو قید گردد که در صورت نیاز موجب دسترسی سریع به اصل سند می شود.
اسکن مجلات و کتب و بطور کلی مدارکی که دارای شیرازه هستند به دو روش صورت می گیرد. در روش اول انتهای مدرک برش خورده و سپس مجدد با توجه به نوع آن به صورت اول برگردانده می شود. به طور مثال شیرازه کتاب ها و پایان نامه ها توسط صحاف باز شده و پس از اسکن، مجددا" صحافی می گردند ولی در خصوص مجلات و کاتالوگ ها پس از اسکن توسط طلق و شیرازه و یا سیم پلاستیکی و یا فلزی این امر صورت می پذیرد.
در روش دوم که اکثرا در خصوص کتب نسخ دستی و ارزشمد صورت می گیرد، کتاب ها بدون باز شدن شیرازه و توسط اسکنر کتاب (Book Scanner) اسکن می شوند. در این روش به علت قیمت بالاتر اسکنر و زمان بر تر شدن این خدمات مبلغ اسکن هر صفحه افزایش می یابد.لازم به ذکر است کیفیت اسکن این نوع اسکنر ها با توجه به تنوع تکنولوژی ساخت آنها بسیار متفاوت می باشد. یکی از درخواست ها و نیاز های کارفرمایان OCR مدارک می باشد. با توجه به یک نواختی فونت در یک کتاب و کیفیت ثابت در کلیه صفحات، صرفا" OCR در خصوص کتاب را قابل استفاده و با خطای کمتر می توان به دست آورد.
کتاب ها و مجلات پس از اسکن و صرف نظر از اینکه در نرم افزار آرشیو و یا نرم افزار کتابخانه ورود اطلاعات می شوند، قابل ضمیمه نمودن و بازیابی می باشند.در بیمارستانها، درمانگاه ها ، کلیه مراکز پزشکی و مطب پزشکان، فضای بسیاری به بایگانی نمودن بیماران و مراجعه کنندگان اختصاص داده شده است. از طرفی جواب آزمایشگاه تا عکس های رادیولوژی که به خود بیمار تحویل می شوند در زمان درمان و مراجعات بعدی بسیار مهم و مورد نیاز پزشک معالج می باشد. با اسکن اسناد پزشکی می توان به سرعت و اشراف کامل به وضعیت گذشته بیمار، اقدام به معالجه بیماران نمود. انجام این کار در کل کشور، امکان بررسی محیطی وضعیت سلامتی افراد بر اساس سن و جنسیت و سایر موارد ممکن می گردد.
در خصوص اسکن پرونده پزشکی، صرف نظر از اوراق معمولی نحوه اسکن فیلم های MRI و رادیولوژی بسیار مهم می باشند. این مدارک به علت ماهیت و نوع آنها می بایست توسط اسکنر های مخصوص این مدارک که با قابلیت پشتیبانی از فرمت Dicom و اتصال به PACS و همچنین دارای تاییدیه FDA می باشند به اطلاعات الکترونیکی تبدیل شوند.