ده مزیت اسکن مدارک و اسناد

۱۰ مزیت برتر خدمات اسکن اسناد

هنوز از رو آوردن به روش های بدون کاغذ مطمین نیستید؟

 چرا دیگر صبر میکنید، وقتی کسب و کار شما میتواند از مزایای زیادی استفاده کند؟

در اینجا ده دلیل برای رو آوردن به  اسکن مدارک  را برای شما بیان میکنیم:

۱٫  فضای اداری بیشتر

استفاده از املاک و مستغلات برای ذخیره سوابق اداری و تجاری بسیار هزینه بر است. اسکن اسناد،  فضای اداری را آزاد می کند ، در نتیجه می توانید از این فضاها برای تولید درآمد بیشتر برای شرکت خود استفاده کنید. هزاران پرونده را می توان به جای اینکه در قفسه های زیادی ذخیره کرد ، روی یک سرور واحد ذخیره کرد.

۲٫ حفظ اطلاعات پیشرفته

اگر اسناد مهم تاریخی دارید ، می خواهید آنها را برای سالهای بعدی حفظ کنید اسکن اسناد آخرین راه حل است که به شما امکان می دهد از اطلاعات مهم در برابر وخامت فیزیکی و بهبود خوانایی سوابق قدیمی استفاده کنید.

۳٫ امنیت بهتر اطلاعات

محافظت از اطلاعات و اسناد کاغذی در بهترین حالت ممکن سخت است. اسناد اسکن شده را می توان رمزگذاری کرد، و با افزودن رمز عبور ایمن ، و در فضای ابری ذخیره کرد. همچنین می توانید سطح دسترسی را به کاربران خاص اختصاص دهید و کلیه فعالیت های پرونده را ردیابی کنید.

۴٫ همکاری بهتر کارکنان

اسکن اسناد ، به اشتراک گذاشتن اسناد و همکاری در پروژه ها ، بدون نیاز به تکثیر اطلاعات روی کاغذ ، سهولت را ایجاد میکند. کارمندان در چندین مکانی می توانند به طور همزمان به اسناد الکترونیکی دسترسی پیدا کرده و مشاهده کنند.

۵٫ بر آورده کردن نیازهای حسابرسی

اسکن اسناد ، تعهدات قانونی و نظارتی را برای شرکت شما آسانتر می کند. پرونده های دیجیتالی می توانند سازماندهی ، فهرست بندی و برای پاسخگویی به خواسته های حتی سخت ترین حسابرس آماده شوند.

۶٫ خدمات بهتر مشتری

اگر در بیش از یک منطقه مشتری دارید ، ارائه خدمات ثابت به مشتری دشوار است. به جای چاپ و ارسال صورت حساب ، صورتحساب فاکتورها و موارد دیگر ، اسکن اسناد به شما امکان می دهد خیلی سریعتر اطلاعات مهم را در دسترس مشتریان خود قرار دهید و ارسال کنید.

۷٫ درهم ریختگی کمتر

درهم و برهمی باعث کاهش و از بین رفتن بهره وری می شود. دیگر لازم نیست که درهم ریختگی مدارک و کاغذها  در دفتر شما عادی باشد. اسکن اسناد در وهله اول از تولید بیش از حد کاغذ جلوگیری می کند در ثانی باعث میشود تا کارمندان شما تا حد ممکن بازدهی داشته باشند.

۸٫ بهبود بازیابی مدارک و اطلاعات پس از وقوع حوادث

اسناد کاغذی به ویژه در برابر آتش سوزی ، سیل و بلایای طبیعی آسیب پذیر هستند. خوشبختانه ، اسکن اسناد بازیابی را برای تجارت شما بهبود می بخشد. می توان تصاویر دیجیتال از نوار یا هارد دیسک تهیه کرد یا به صورت الکترونیکی با یک راه حل الکترونیکی محافظت کرد.

۹٫ زمان بیشتر

یک بررسی آماری نشان داده است که یافتن یک پرونده کاغذی به طور متوسط ۳۷ دقیقه طول می کشد. اسکن اسناد دسترسی به پرونده را سراسر سازمان شما ساده می کند. بدون نیاز به ترک میز شما می توانید سریع و به راحتی فایل ها را بازیابی کنید.

۱۰٫ یک سیاره سبزتر

اسکن اسناد فقط برای تجارت شما مناسب نیست، بلکه به نفع محیظ زیست نیز میباشد.

طبق آماری،  یـک کارمند اداری سالانه به طور متوسط ۱۰۰۰۰ ورق کاغذ مصرف میکند. این رقم معادل تعداد بسیاری درخت و آسیب به محیط زسیت است. اسکن اسناد، میزان مصرف کاغذ در شرکت شما را برای یک سیاره سبز تر به شدت کاهش میدهد.

اکنون که میدانید فواید اسکن قابل نادیده گرفتن نیست، چرا دیگر صبر کنید؟

شرکت آتیه آماده همکاری با شماست. برای کسب اطلاعات بیشتر ، لطفاً از طریق کانال های ارتباطی موجود در سایت با ما تماس بگیرید.